Tout le back-office, préparé et recontrôlé
Un seul logiciel, que vous configurez selon vos métiers. Velum scanne vos outils technologiques, prépare le travail administratif et recalcule les délais légaux ; chaque action vous arrive prête à relire : vous validez, vous envoyez, et il exécute l'action dans votre logiciel.
Quatre étapes, zéro mauvaise surprise
Vos outils technologiques restent en place
Velum se branche par-dessus ce que vous avez déjà : vos boîtes e-mail (Gmail, Outlook ou toute boîte IMAP) et vos outils technologiques. Rien à remplacer, rien à migrer, aucune double saisie.
0 migrationVelum scanne
Il scanne vos e-mails et vos outils technologiques en lecture seule absolue : rien n'est déplacé ni marqué lu, rien n'est modifié dans vos e-mails, et rien n'est modifié dans vos outils technologiques tant que le module de Velum pour cet outil n'a pas été validé et vérifié.
Mode fantômeVelum prépare et recalcule
Chaque e-mail est classé, chaque tâche identifiée. Il rédige les réponses, génère quittances, convocations, mandats et relances. Et il vérifie chaque dossier contre la loi : délais recalculés, obligations suivies, pièces et attestations manquantes signalées avec l'article.
IA + règles métierVous validez, il exécute
Tout passe par votre validation. Une fois validée, l'action est exécutée par Velum dans votre logiciel, après votre double validation : fiche mise à jour, révision saisie, annonce retirée. Vous ne ressaisissez pas ce que vous avez décidé. Pour les e-mails, Velum dépose des brouillons : c'est vous qui envoyez. Aucune action irréversible sans un humain.
Validation humaine systématiqueToutes vos tâches, préparées et classées par métier
Choisissez votre métier. Chaque carte se déplie pour voir le détail.
Transaction
Un dossier de vente tenu au cordeau, de l'estimation à l'acte authentique : mandats, diffusion, acquéreurs, jalons légaux.
Estimation & prise de mandat
Voir les 5 fonctionsRéduire
- Avis de valeur fondé sur les ventes réelles (DVF), sourcé
- Fourchette basse / médiane / haute traduite en euros
- Pige d'annonces (flux RSS) avec score d'opportunité de 1 à 10
- Argumentaire de prise de mandat prêt à personnaliser
- Détection de signaux de vente dans vos e-mails
Mandats & diffusion
Voir les 6 fonctionsRéduire
- Mandat au registre Hoguet, numéro séquentiel jamais recyclé
- Durées légales par type, alertes de renouvellement (90 / 30 j)
- Descriptifs d'annonce adaptés par plateforme + export XML
- Annonce sans mandat valide signalée (loi Hoguet)
- Suivi de performance vues / contacts par plateforme
- Registre des mandats exportable (HTML + PDF)
Acquéreurs & suivi de vente
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- Fichier acquéreurs chiffré, rapprochement par score pondéré
- Acquéreurs pertinents identifiés avant la diffusion publique, à vous de les contacter
- Rétro-planning du délai de rétractation SRU (10 jours)
- Conditions suspensives (financement, urbanisme) surveillées
- Dossier de diagnostics (DDT) complet, pièces manquantes signalées
- Registre des réclamations et formation ALUR du négociateur
Gestion locative
Le cycle locatif complet, du bail à la restitution du dépôt de garantie : loyers, états des lieux, travaux, relocation, conformité.
Loyers, charges & comptabilité
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- Appels de loyer mensuels, référence de virement unique par lot
- Quittances générées et archivées à chaque paiement
- Révision IRL automatique sur indices INSEE, plafond légal vérifié
- Régularisation annuelle des charges (trop-perçu ou complément)
- Encaissement confirmé sans connexion bancaire : référence de virement par lot, avis de paiement reçus par e-mail, outil technologique de gérance, garantie loyers
Baux & états des lieux
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- Bail vide ou meublé conforme, dépôt de garantie chiffré
- Durées, préavis et plafond de dépôt calculés (loi 89-462)
- États des lieux structurés, comparaison entrée/sortie par l'IA
- Dégradations proposées, jamais retenues sans votre accord
- Restitution du dépôt et délai légal (art. 22) calculés
- Alertes sur les échéances de baux et préavis
Relocation, travaux & pilotage
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- Annonces de relocation rédigées à partir du bien et du DPE
- Scoring de solvabilité des candidats, visites avec confirmation
- Devis, annuaire d'artisans, interventions et maintenance préventive
- Signalements d'incidents locataires suivis jusqu'à résolution
- Attestation d'entretien de chaudière et attestation d'assurance du locataire réclamées chaque année, détecteur de fumée vérifié à l'entrée
- Diagnostic absent ou expiré, passoire énergétique (loi Climat), encadrement des loyers dépassé : signalés
- Anomalies du portefeuille, CRG mensuel, comptes-rendus propriétaires
Syndic de copropriété
Tout le quotidien du syndic, de la convocation d'AG à l'état daté : assemblées, comptabilité, fonds, technique et conformité.
Assemblées générales
Voir les 6 fonctionsRéduire
- Ordre du jour pré-rempli (devis, diagnostics, contrats à renouveler)
- Convocations dans le délai légal de 21 jours
- Présences, pouvoirs et vote par correspondance
- Calcul des majorités art. 24 / 25 / 26 et passerelles
- Procès-verbal préparé, notifications post-AG et droit de recours
- Portail copropriétaire à distance (charges, documents, votes)
Comptabilité & fonds
Voir les 6 fonctionsRéduire
- Comptabilité en partie double (Plan Comptable des Copropriétés)
- Appels de fonds au rythme voté, calculés sur les tantièmes
- Les 5 annexes réglementaires (HTML, PDF, Excel)
- Fonds travaux sur compte séparé, taux minimum 5 % (loi Alur)
- États datés produits dans le délai légal (J+15)
- Relances d'impayés graduées, jamais automatiques
Technique & conformité
Voir les 7 fonctionsRéduire
- Contrats d'entretien, contrôles périodiques (ascenseur, portes automatiques, chaufferie, sécurité incendie) et assurance de l'immeuble suivis, le non trouvé signalé
- Plan pluriannuel de travaux (loi Climat art. 14-2)
- Mise en concurrence à partir du seuil voté par l'assemblée
- Suivi de chantier et sinistres collectifs
- DPE collectif, DTG et immatriculation RNC anticipés
- Contrat de syndic (décret 2015-342), mandat plafonné à 3 ans
- Score de conformité par immeuble
Velum refait le calcul et vous signale l'écart
Velum refait lui-même le calcul des délais que la loi impose, le compare à la date affichée par votre logiciel et vous signale la différence. Un logiciel ne peut pas se contrôler lui-même. Là où votre responsabilité est engagée, Velum compare ce que votre logiciel affiche à ce que la loi impose, obligation par obligation.
Délais et durées légales
Recalculés à partir du texte, pas repris de votre outil technologique :
- Rétractation SRU : 10 jours, avec report des jours fériés (art. 642 CPC)
- Durée de mandat par type, échéance à 90 et 30 jours
- Contrat de syndic : 3 ans maximum (loi Alur 18-1)
Pièces obligatoires
Velum signale l'absence d'une pièce. Il ne conclut jamais « conforme » sur une pièce qu'il n'a pas vue :
- Diagnostic absent ou expiré, passoire énergétique (loi Climat)
- Contrat d'entretien échu, contrôle périodique non trouvé (ascenseur, portes, chaufferie), attestation d'assurance ou d'entretien non reçue
- DPE collectif expiré, DTG manquant, immatriculation RNC obsolète
- Dossier de diagnostic technique : pièces manquantes listées
Registres, seuils et annonces
Les contrôles que personne ne refait à la main :
- Mandat absent du registre Hoguet, durée illégale
- Annonce sans mandat valide, prix incohérent avec le mandat
- Encadrement des loyers dépassé, mise en concurrence manquante
Chaque écart atterrit dans vos anomalies de portefeuille, avec l'article qui le fonde. Velum ne corrige rien dans votre outil technologique et ne prévient aucun tiers : vous voyez l'écart, vous décidez seul de la suite.
Le socle commun, quel que soit votre métier
Le classement de vos documents, votre base de contacts, la signature électronique et la veille réglementaire sont compris dans chaque licence, sans supplément.
Documents
Voir le détailRéduire
- Classement automatique parmi 25 types de documents
- Reconnaissance du texte des documents scannés (OCR en français), recherche plein texte
- Versioning sans perte, alerte sur les pièces obligatoires manquantes
Contacts
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- Fiche unique multi-rôle, vision 360° d'un contact
- Annuaire des tiers (notaires, artisans, diagnostiqueurs…)
- Détection des doublons, fusion proposée jamais imposée
Signature électronique
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- Signature électronique des baux, mandats, compromis, PV, EDL
- Piste d'audit à valeur probante, relances encadrées
Veille réglementaire
Voir le détailRéduire
- Veille JO / Légifrance avec impact sur votre portefeuille réel
Chacun son espace. Vous, le cockpit
Votre tableau de bord, et quatre portails pour vos propres clients, pensés pour améliorer et fluidifier leur expérience : moins d'appels et d'e-mails, plus de transparence et d'efficacité.
Gestionnaire (vous)
Le tableau de bord du cabinet : actions à valider, dont les e-mails qui vous attendent, anomalies du portefeuille, reporting mensuel. Vous validez et pilotez depuis un seul endroit.
Vos clients, selon votre métier
Propriétaire
Loyers encaissés, comptes rendus de gérance, documents du bien.
Gains pour vousRéduire
Vos bailleurs suivent leurs loyers et leurs comptes rendus en autonomie : moins d'appels, une relation de confiance et des propriétaires fidélisés.
Locataire
Quittances, signalement d'incident, suivi des demandes.
Gains pour vousRéduire
Les demandes arrivent qualifiées et documentées (photos, urgence) : vous traitez directement, sans courir après l'information.
Copropriétaire
Convocations, procès-verbaux, appels de fonds, documents de l'immeuble.
Gains pour vousRéduire
Convocations, PV et appels de fonds consultables à tout moment : bien moins de sollicitations, surtout autour des assemblées générales.
Acquéreur
Annonces correspondant à ses critères, suivi de son projet d'achat.
Gains pour vousRéduire
Vos acquéreurs reçoivent les biens qui correspondent à leurs critères et suivent leur projet : des acheteurs engagés, sans relance manuelle.
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